Orientação para a eliminação de documentos
- O servidor deverá abrir o tipo de processo “Gestão da Informação: Eliminação de Documentos Arquivísticos” em sua unidade de lotação, e incluir os seguintes documentos: um ofício dirigido à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos solicitando a análise da listagem de eliminação; e a “Listagem de Eliminação de Documentos Arquivísticos” preenchido de acordo com as informações contidas neste documento.
- O processo deverá ser encaminhado à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), responsável pela análise da documentação, assim como se faz necessário que a listagem de eliminação seja incluída em bloco de assinatura e disponibilizada para a CPAD. Caso se detecte algum erro, o processo retornará à unidade de origem para as devidas providências. Portanto, a assinatura da Unidade demandante só deverá ocorrer após a análise da CPAD e assinatura de sua presidente.
- A CPAD incluirá na Listagem de Eliminação a assinatura do presidente da Comissão, bem com a Ata de Aprovação da Eliminação e retornará para a Unidade demandante.
- Em seguida, a Unidade demandante deverá incluir a Listagem de Eliminação em bloco de assinatura e encaminhar o processo para o Gabinete do Reitor, para a Autoridade Máxima da UFC aprovar e autorizar.
- Após as devidas aprovações, a Unidade demandante deverá produzir o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Conforme anexo da Resolução nº 40) e encaminhar para a Coordenadoria de Administração de Patrimônio solicitando a publicação do mesmo no Diário Oficial da União para dar publicidade aos documentos que serão eliminados.
- Trinta dias após a publicação do Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, poderá ser efetivada a eliminação dos documentos, que deverá seguir legislação ambiental, além de garantir que todas as informações contidas nos documentos sejam eliminadas de forma irreversível. Para esse procedimento deve-se entre em contato com a Prefeitura especial da UFC.
- Após o expurgo da documentação, a unidade demandante produzirá o Termo de Eliminação de Documentos que deverá ser assinado por aqueles que acompanharam a eliminação. No momento seguinte, deve-se publicar o Termo de Eliminação de Documentos (Conforme anexo da Resolução nº 40) em boletim interno ou no sítio da UFC.
- A CPAD, por fim, encaminha o Termo de Eliminação de Documentos por correio eletrônico ao Arquivo Nacional.
